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A veces tiene demasiado en su plato o simplemente no le interesa emprender un proyecto en el que le han pedido que trabaje. Puede que no tenga otra opción en el asunto, pero si lo hace, ¿cómo rechaza la oportunidad de una manera que no ofenda a la persona que ofrece? ¿Cómo puede evitar que lo etiqueten de «no es un jugador de equipo» o «es difícil trabajar con él»?

Lo que dicen los expertos
Para la mayoría de nosotros, decir que no no es algo natural. Se siente muy decepcionado por decepcionar a un colega, culpable de rechazar a su jefe y ansioso por negar la solicitud de un cliente. «No querrá que lo vean como 'ninguna persona'», dice Karen Dillon, coautora de¿Cómo medirá su vida? «Quiere que le vean como una «persona afirmativa», una «persona de referencia», un jugador de equipo». El problema es que aceptar trabajar en demasiadas tareas y participar en demasiados proyectos lo deja estirado y estresado. Decir que no es vital para tanto su éxito y el éxito de la organización, pero eso no lo hace más fácil, dice Holly Weeks, autora de Falta de comunicación. «La gente dice: 'No hay una buena manera de dar malas noticias'. Pero hay medidas que puede tomar para que la conversación vaya lo mejor posible». Aquí hay algunos consejos.

Evalúe la solicitud
Antes de que responda con un «no» instintivo, Dillon le aconseja que evalúe la solicitud primero determinando qué tan «interesante, atractiva y emocionante es la oportunidad» y, después, si es factible que pueda ayudar. «Piense en lo que tiene en mente, si se pueden barajar las prioridades o si un colega podría intervenir para ayudarlo [en sus otros proyectos]», dice. «No diga que no hasta que esté seguro de que lo necesita». La evaluación no debería ser un esfuerzo en solitario, añade Weeks. Sugiere proporcionar a la persona que hace la solicitud, ya sea un cliente, un compañero de trabajo o su gerente, un «contexto» sobre su carga de trabajo para que pueda «ayudarlo a evaluar la escala y el alcance» de lo que pide. Necesita saber, por ejemplo, «¿Es una cosa pequeña que no llevará mucho tiempo? ¿O es un proyecto a más largo plazo? ¿Y qué importancia tiene?» Dice que el objetivo es que comprenda «cuánto le va a costar a la otra persona que diga que no» y que su homólogo comprenda las «repercusiones de lo que pide».

Sea directo
Si se da cuenta de que no tiene el deseo ni el ancho de banda para ayudar y, por lo tanto, necesita rechazar la solicitud, sea sincero y directo con sus motivos, aconseja Weeks. «Demasiado a menudo la gente comienza con razones livianas y retienen la verdadera razón por la que dicen que no porque piensan que es demasiado pesada», dice. «Pero las pequeñas explicaciones autocríticas no son persuasivas y se dejan de lado fácilmente. O parecen falsos». Para limitar la frustración, sea franco sobre el motivo por el que dice que no. Si tiene un desafío, manténgase firme, claro y atento al mensaje. Dillon recomienda describir su carga de trabajo y los «proyectos en su plato» diciendo algo así como: «No podría hacer un buen trabajo en su proyecto y mis otros trabajos se verían afectados».

Ofrezca un salvavidas
Para mantener una buena relación con la persona a la que rechaza, es fundamental «reconocer a la otra parte», dice Weeks. Sea empático. Sea compasivo. Ella sugiere decir algo como: «Me doy cuenta de que al decir que no, esta [tarea] va a volver a ponerse en sus manos». Puede que la otra persona no esté contenta con su respuesta, pero podrá tolerarla». Dillon sugiere ofrecer un salvavidas preguntando si hay «pequeñas formas en las que pueda ayudar» en el proyecto. Quizás pueda asistir a sesiones de lluvia de ideas, leer los primeros borradores o simplemente servir de caja de resonancia. Incluso al decir que no, quiere «transmitir espíritu de equipo», dice. Si no puede ofrecer pequeños obsequios, asegúrese de tener en cuenta la óptica del lugar de trabajo. «Si dice que está demasiado ocupado para ayudar, no salga temprano y que no se le vea tomando largos descansos para charlar en el enfriador de agua».

No sea malo, pero no sea muy agradable
«La manera en que dice que no es muy importante», dice Dillon. «No haga que la otra persona se sienta mal por pedirle ayuda». Sin suspiros, sin hacer muecas, no, no es mi turno. ¿Por qué no le pregunta a Donna? » Sea amable, pero firme .» Cuide su tono y su lenguaje corporal, dice Weeks. No arrastre los pies y «no utilice expresiones faciales para expresar reticencia o demuración». Esfuércese por un neutral no. También es vital que no deje a su homólogo con falsas esperanzas de que su no pueda eventualmente convertirse en un sí, añade. «Existe la tremenda tentación de suavizar el no para obtener una mejor respuesta», dice. «Pero cuando su no es reacio, flexible y maleable, da la impresión de 'tal vez cambie de opinión' y anima a su homólogo a seguir presionando». Al mismo tiempo, dice, es razonable afirmar que, si bien la respuesta puede ser no hoy, las cosas podrían cambiar en el futuro.

Ajuste sus expectativas
Incluso si sigue todos los pasos anteriores, debe prepararse para los comentarios negativos. Su colega o cliente «puede que no esté contento; puede que lo castigue o se contente perfectamente con quemar un puente», dice Weeks. «Puede influir en la forma en que reacciona la otra persona, pero no puede controlarla». Ella sugiere «ajustar sus expectativas» en función de lo que espera lograr. No puede complacer a todo el mundo. «No lo vea como una elección entre la confrontación y preservar una relación», dice. Dillon está de acuerdo, señalando que no debería leer demasiado sobre la reacción inicial del solicitante de ayuda. «Se siente frustrado. Pero puede que no sea personal. No asuma que va a estar enfadado con usted durante tres semanas».

Práctica
Para mejorar en la forma de decir que no, sugiere Dillon practicar decirlo en voz alta, ya sea solo, a puerta cerrada o con un amigo o colega de confianza. «Escuche a sí mismo», dice. Su tono debe ser claro y su comportamiento diplomático. «Quiere decir que no de una manera que la gente lo respete». Decir que no es un habilidad que puede aprender y, finalmente, será más fácil, añade Weeks. «Piense en todas las personas que tienen que decir no para ganarse la vida: abogados, policías, árbitros, jueces», dice. «Lo hacen con dignidad. Son dueños de lo que dicen. Y son responsables de ello independientemente de los sentimientos fuertes de ambas partes».

Principios que debe recordar

Hacer

  • Evalúe si tiene las ganas y el ancho de banda para ayudar con la solicitud y pregunte si se pueden cambiar las prioridades o hacer concesiones
  • Demuestre su voluntad de colaborar preguntando si hay pequeñas formas en las que pueda ayudar al proyecto
  • Practique decir no en voz alta; con el tiempo será más fácil

No

  • Use un tono duro o vacilante y tampoco sea demasiado educado. En cambio, esfuércese por un no firme y claro
  • Detenga la verdadera razón por la que dice que no. Para limitar la frustración, dele por adelantado las razones con un buen peso
  • Distorsione su mensaje o actúe de manera tentativa porque intenta mantener feliz a su colega. Sea honesto y asegúrese de que se entienda su no

Estudio de caso #1 — Proporcione un contexto sobre las razones por las que dice que no
Katherine Hays, fundadora y CEO de Vivoom, la empresa de publicidad móvil de Cambridge, MA, dice que constantemente debe recordarse a sí misma que «decir que no es una de sus responsabilidades más importantes».

«En una startup, la oportunidad es tan grande y hay tanto que lograr que es tentador [asumir] todo», dice. «Pero si no tiene tiempo para hacer [algo] bueno, le está haciendo un flaco favor a la persona a la que le dijo que sí».

Hace un par de meses, Katherine tuvo que decirle que no a un cliente potencial —lo llamaremos Edward— que quería utilizar la plataforma de Vivoom para una nueva campaña publicitaria. Por lo general, esta habría sido una gran oportunidad. Pero Edward quería lanzar su campaña en menos de una semana y el equipo de Katherine normalmente necesita de dos a tres semanas para que un cliente funcione en su sistema.

«Soy emprendedora, así que soy optimista por naturaleza», dice. «Pero tenía que pensarlo a largo plazo [sobre la solicitud]. Claro, había una posibilidad de que pudiera haber funcionado en ese plazo, pero la esperanza no es una estrategia».

Cuando le dijo a Edward que no, primero reconoció que sabía que no era lo que quería oír. Luego explicó cómo funciona el equipo de Vivoom y proporcionó un contexto sobre por qué el proceso dura varias semanas. Sencillamente, no hubo tiempo suficiente.

Edward retrocedió. Prometió entender si los resultados de la campaña publicitaria no eran tan sólidos como podrían ser.

Pero Katherine se mantuvo firme. «Le dije que quería que su primera campaña en nuestra plataforma fuera exitosa, que si hubiera dicho que sí, se habría sentido bien a corto plazo, pero no a largo plazo, [y] que queríamos trabajar en su próxima campaña».

Este enfoque la ayudó a ganarse su confianza y su negocio. Su primera campaña en Vivoom se lanzará a principios del año que viene.

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Estudio de caso #2 — Evalúe su capacidad y deseo; diga que no con claridad y amabilidad
Para Beth Monaghan, directora y cofundadora de InkHouse, la firma de RR.PP., decir que no solía ser una lucha. Se sentiría culpable por rechazar las solicitudes de colegas y clientes, pero aceptar todas ellas la dejaba con una sensación de tensión y agobio.

Algo tenía que ceder. Hace unos años, hizo una lista de sus tres objetivos personales y profesionales principales del año. «Llevo la lista conmigo adondequiera que vaya», dice. «Me ayuda a decir que no es más fácil, porque veo inmediatamente si [la solicitud] se ajusta o no a mis objetivos. Hace que me sienta menos culpable por decir que no y me hace tener más propósito en cuanto a cómo elijo pasar mi tiempo».

Hace poco, Beth recibió una solicitud por correo electrónico de un colega —la llamaremos Susan— que dirige una organización empresarial con la que InkHouse trabaja en estrecha colaboración. Susan escribió para preguntarle a Beth si su equipo estaría dispuesto a hacer algún trabajo gratuito en especie para su organización.

Beth estaba desgarrado. Por un lado, el proyecto de Susan podría ser una buena exposición para InkHouse. Por otro lado, Beth solo tenía un cierto número de horas gratuitas y prefería asignarlas a organizaciones relacionadas con causas. (Los objetivos profesionales de Beth incluyen diversificar la base de clientes de InkHouse, reforzar su presencia en la costa oeste y «hacer el bien en el mundo» donando tiempo y experiencia).

Durante la fase de evaluación de Beth, también sopesó otros factores, a saber, los proyectos en los que su equipo ya se había comprometido. «Sabía que si no teníamos los recursos y acabábamos haciendo un mal trabajo en el evento, quemaría un puente y sería peor que decir que no», dice.

Beth decidió rechazar la oportunidad y llamó a Susan para explicarle por qué. Su objetivo era decir que no con «claridad, amabilidad y respeto», dice. «Fui muy honesto al respecto. Le conté mis razones. Su objetivo valió la pena, pero no se alineó con el mío en este momento, y lo entendió. Pero también le dije que, aunque la respuesta fuera no ahora, las cosas podrían cambiar en un año».