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Em resposta às incertezas apresentadas pela Covid-19, muitas empresas e universidades pediram que seus funcionários trabalhassem remotamente. Enquanto quase um quarto da força de trabalho dos EUA já trabalha em casa pelo menos parte do tempo, as novas políticas deixam muitos funcionários — e seus gerentes — trabalhando fora do escritório e separados uns dos outros pela primeira vez.
Embora seja sempre preferível estabelecer políticas claras de trabalho remoto e treinamento com antecedência, em tempos de crise ou outras circunstâncias em rápida mudança, esse nível de preparação pode não ser viável. Felizmente, existem específicos, etapas baseadas em pesquisa que os gerentes podem realizar sem grande esforço para melhorar o engajamento e a produtividade dos funcionários remotos, mesmo quando há pouco tempo para se preparar.
Desafios comuns do trabalho remoto
Para começar, os gerentes precisam entender os fatores que podem tornar o trabalho remoto especialmente exigente. Caso contrário, funcionários de alto desempenho podem sofrer declínios no desempenho e no engajamento no trabalho quando começarem a trabalhar remotamente, especialmente na ausência de preparação e treinamento. Os desafios inerentes ao trabalho remoto incluem:
Falta de supervisão face a face: Tanto os gerentes quanto seus funcionários geralmente expressam preocupações com a falta de interação face a face. Os supervisores temem que os funcionários não trabalhem tão duro ou tão eficientemente (embora pesquisa indica o contrário, pelo menos para alguns tipos de trabalhos). Muitos funcionários, por outro lado, lutam com a redução do acesso ao suporte gerencial e à comunicação. Em alguns casos, os funcionários sentem que os gerentes remotos estão fora de contato com suas necessidades e, portanto, não são favoráveis nem úteis para realizar seu trabalho.
Falta de acesso às informações: Trabalhadores recém-remotos muitas vezes ficam surpresos com o tempo e o esforço adicionais necessários para localizar informações de colegas de trabalho. Até mesmo obter respostas para o que parecem ser perguntas simples pode parecer um grande obstáculo para um trabalhador baseado em casa.
Esse fenômeno vai além do trabalho relacionado à tarefa para desafios interpessoais que podem surgir entre colegas de trabalho remotos. Pesquisa descobriu que a falta de “conhecimento mútuo” entre os trabalhadores remotos se traduz em uma menor disposição de dar aos colegas de trabalho o benefício da dúvida em situações difíceis. Por exemplo, se você sabe que seu funcionário está tendo um dia difícil, você verá um e-mail brusco dele como um produto natural de seu estresse. No entanto, se você receber este e-mail de um colega de trabalho remoto, sem entender as circunstâncias atuais, é mais provável que você se ofenda ou, no mínimo, pense mal no profissionalismo de seu colega de trabalho.
Isolamento social: Solidão é uma das reclamações mais comuns sobre o trabalho remoto, com funcionários perdendo a interação social informal de um ambiente de escritório. Pensa-se que extrovertidos pode sofrer de isolamento mais a curto prazo, particularmente se eles não tem oportunidades de se conectar com outras pessoas em seu ambiente de trabalho remoto. No entanto, durante um longo período de tempo, o isolamento pode fazer com que qualquer funcionário se sinta menos “pertencente” para sua organização, e pode até resultar em maior intenção de sair a empresa.
Distrações em casa: Muitas vezes vemos fotos representando o trabalho remoto que retratam um pai segurando uma criança e digitando em um laptop, muitas vezes sentado em um sofá ou no chão da sala de estar. Na verdade, essa é uma péssima representação de um trabalho virtual eficaz. Normalmente, incentivamos os empregadores a garantir que seus funcionários remotos tenham espaço de trabalho dedicado e creche adequada antes de permitir que eles trabalhem remotamente. No entanto, no caso de uma transição repentina para o trabalho virtual, há uma chance muito maior de que os funcionários estejam lutando com espaços de trabalho abaixo do ideal e (no caso de fechamentos de escolas e creches) responsabilidades parentais inesperadas. Mesmo em circunstâncias normais, demandas familiares e domésticas pode interferir no trabalho remoto; os gerentes devem esperar que essas distrações sejam maiores durante essa transição não planejada para trabalhar em casa.
Como os gerentes podem apoiar funcionários remotos
Por mais que o trabalho remoto possa estar repleto de desafios, também há coisas relativamente rápidas e baratas que os gerentes podem fazer para facilitar a transição. As ações que você pode realizar hoje incluem:
Estabelecer check-ins diários estruturados: Muitos gerentes remotos bem-sucedidos estabelecem uma chamada diária com seus funcionários remotos. Isso pode assumir a forma de uma série de chamadas individuais, se seus funcionários trabalharem de forma mais independente uns dos outros, ou uma chamada de equipe, se o trabalho deles for altamente colaborativo. A característica importante é que as chamadas são regulares e previsíveis, e que são um fórum no qual os funcionários sabem que podem consultar você e que suas preocupações e perguntas serão ouvidas.
Forneça várias opções de tecnologia de comunicação diferentes: O e-mail por si só é insuficiente. Trabalhadores remotos se beneficiam de ter uma tecnologia “mais rica”, como videoconferência, que dá aos participantes muitas das dicas visuais que eles teriam se estivessem cara a cara. A videoconferência tem muitas vantagens, especialmente para grupos menores: dicas visuais permitem maior “conhecimento mútuo” sobre colegas de trabalho e também ajudam a reduzir a sensação de isolamento entre as equipes. O vídeo também é particularmente útil para conversas complexas ou sensíveis, pois parece mais pessoal do que a comunicação escrita ou somente áudio.
Há outras circunstâncias em que a colaboração rápida é mais importante do que o detalhe visual. Para essas situações, forneça funcionalidades de mensagens individuais habilitadas para dispositivos móveis (como Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) que podem ser usadas para conversas mais simples e menos formais, bem como comunicação sensível ao tempo.
Leitura adicional
Se sua empresa ainda não tiver ferramentas tecnológicas em vigor, existem maneiras baratas de obter versões simples dessas ferramentas para sua equipe, como uma correção de curto prazo. Consulte o departamento de TI da sua organização para garantir que haja um nível adequado de segurança de dados antes de usar qualquer uma dessas ferramentas.
E então estabeleça “regras de engajamento”: O trabalho remoto se torna mais eficiente e satisfatório quando os gerentes definem expectativas para a frequência, os meios e o momento ideal de comunicação para suas equipes. Por exemplo, “Usamos videoconferência para reuniões diárias de check-in, mas usamos mensagem instantânea quando algo é urgente”. Além disso, se você puder, informe aos seus funcionários a melhor maneira e hora de entrar em contato com você durante o dia de trabalho (por exemplo, “Eu costumo estar mais disponível no final do dia para conversas ad hoc por telefone ou vídeo, mas se houver uma emergência no início do dia, envie-me uma mensagem de texto.”) Por fim, fique de olho na comunicação entre os membros da equipe (na medida apropriada), para garantir que eles estejam compartilhando informações conforme necessário.
Recomendamos que os gerentes estabeleçam essas “regras de engajamento” com os funcionários o mais rápido possível, idealmente durante a primeira reunião de check-in online. Embora algumas escolhas sobre expectativas específicas possam ser melhores do que outras, o fator mais importante é que todos os funcionários compartilhem o mesmo conjunto de expectativas de comunicação.
Ofereça oportunidades de interação social remota: Uma das etapas mais essenciais que um gerente pode tomar é estruturar maneiras de os funcionários interagirem socialmente (ou seja, ter conversas informais sobre tópicos que não são do trabalho) enquanto trabalham remotamente. Isso é verdade para todos os trabalhadores remotos, mas particularmente para os trabalhadores que foram abruptamente transferidos para fora do escritório.
A maneira mais fácil de estabelecer alguma interação social básica é deixar algum tempo no início das chamadas da equipe apenas para itens que não sejam de trabalho (por exemplo, “Vamos passar os primeiros minutos apenas nos encontrando. Como foi o fim de semana?”). Outras opções incluem festas de pizza virtuais (nas quais a pizza é entregue a todos os membros da equipe no momento de uma videoconferência) ou festas de escritório virtuais (nas quais os “pacotes de cuidados” da festa podem ser enviados com antecedência para serem abertos e apreciados simultaneamente). Embora esses tipos de eventos possam parecer artificiais ou forçados, gerentes experientes de trabalhadores remotos (e os próprios trabalhadores) relatam que eventos virtuais ajudam a reduzir sentimentos de isolamento, promovendo um sentimento de pertença.
Ofereça incentivo e apoio emocional: Especialmente no contexto de uma mudança abrupta para o trabalho remoto, é importante que os gerentes reconheçam o estresse, ouvir as ansiedades e preocupações dos funcionários, e simpatizam com suas lutas. Se um funcionário recém-remoto estiver claramente lutando, mas não comunicando estresse ou ansiedade, pergunte como eles estão. Até mesmo uma pergunta geral como “Como essa situação de trabalho remoto está funcionando para você até agora?” pode obter informações importantes que você não ouviria de outra forma. Depois de fazer a pergunta, ouça atentamente a resposta e reformule-a brevemente ao funcionário, para garantir que você entendeu corretamente. Deixe que o estresse ou as preocupações do funcionário (em vez das suas) sejam o foco dessa conversa.
Pesquisa sobre inteligência emocional e contágio emocional nos diz que funcionários procuram dicas para seus gerentes sobre como reagir a mudanças repentinas ou situações de crise. Se um gerente comunicar estresse e desamparo, isso terá o que Daniel Goleman chama de Efeito “trickle-down” nos funcionários. Líderes eficazes adotam uma abordagem dupla, reconhecendo o estresse e a ansiedade que os funcionários podem estar sentindo em circunstâncias difíceis, mas também fornecendo afirmação de sua confiança em suas equipes, usando frases como “entendemos isso” ou “isso é difícil, mas sei que podemos lidar com isso” ou “vamos procure maneiras de usar nossos pontos fortes durante esse período.” Com esse suporte, os funcionários são mais propensos a aceitar o desafio com um senso de propósito e foco.
Adicionaremos nossa própria nota de incentivo aos gerentes que enfrentam o trabalho remoto pela primeira vez: você tem isso. Deixe-nos saber nos comentários suas próprias dicas para gerenciar seus funcionários remotos.
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