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Espera-se que a pandemia do coronavírus mude fundamentalmente a forma como muitas organizações operam no futuro próximo. À medida que governos e empresas em todo o mundo dizem às pessoas com sintomas para se colocarem em quarentena e a todos os outros praticarem o distanciamento social, o trabalho remoto é nossa nova realidade. Como líderes corporativos, gerentes e trabalhadores individuais fazem essa mudança repentina? Tsedal Neeley, professor da Harvard Business School, passou duas décadas ajudando empresas a aprender como gerenciar equipes dispersas. Nesta edição de perguntas e respostas, extraída de uma recente videochamada de assinantes da HBR na qual os ouvintes puderam fazer perguntas, ela oferece orientações sobre como trabalhar de forma produtiva em casa, gerenciar reuniões virtuais e liderar equipes durante esse momento de crise.
As organizações estão preparadas para essa transição repentina?
A escala e o escopo do que estamos vendo, com organizações de 5.000 ou 10.000 funcionários pedindo às pessoas que trabalhem em casa muito rapidamente, não têm precedentes. Então, não, as organizações não estão preparadas para isso.
Qual é a primeira coisa que líderes e gerentes individuais podem fazer para ajudar seus funcionários a se prepararem?
Obtenha a infraestrutura certa. As pessoas têm a tecnologia necessária ou o acesso a ela? Quem tem um laptop? Aqueles que têm [laptops] conseguirão discar facilmente para suas organizações? Eles terão o software de que precisam para trabalhar, fazer teleconferências, etc.? E quanto aos funcionários que não têm laptops ou dispositivos móveis? Como você garante que eles tenham acesso aos recursos de que precisam para trabalhar? Os gerentes diretos precisam garantir rapidamente que todos os funcionários tenham acesso total, para que ninguém se sinta deixado para trás.
O que as pessoas que não estão acostumadas ao trabalho remoto devem fazer para se prepararem psicologicamente para isso?
Desenvolver rituais e ter uma forma disciplinada de administrar o dia. Agende um horário de início e de término. Tenha um ritmo. Tome um banho, vista-se, mesmo que não seja o que você costuma usar no trabalho, depois comece as atividades do dia. Se você está acostumado a se mover fisicamente, certifique-se de incorporar isso ao seu dia. Se você é extrovertido e está acostumado a muito contato e colaboração com outras pessoas, certifique-se de que isso ainda aconteça. Pergunte a si mesmo: Como vou me proteger de me sentir sozinho ou isolado e permanecer saudável, produtivo e vibrante? Crie isso para você mesmo.
Lembre-se de que você pode realmente gostar de trabalhar em casa. Você pode tocar a música que você gosta. Você pode pensar com flexibilidade sobre o seu tempo. Pode ser divertido. Quanto aos gerentes, eles precisam verificar as pessoas. Certifique-se não apenas de que eles estejam configurados, mas também de que tenham um ritmo para o dia e contato com outras pessoas. Pergunte: “O que posso fazer para garantir que essa transição repentina e rápida esteja funcionando para você?”
Como esses check-ins devem acontecer? Como um grupo? Em um contra um? Por meio de telefonemas? Ou bate-papos por vídeo?
Primeiro, você deve ter uma conversa em grupo sobre o novo estado das coisas. Diga: “Ei, pessoal, é um mundo diferente. Não sabemos quanto tempo isso vai durar. Mas quero ter certeza de que todos sintam que têm o que precisam.” Isso deve ser seguido por lançamento de uma equipe para dar início a essa nova forma de trabalhar. Descobrir: com que frequência devemos nos comunicar? Deveria ser vídeo, telefone ou Slack/Jive/Yammer? Se você não estiver usando um desses sistemas de mídia social, deveria? Qual é a melhor maneira de trabalharmos juntos? Você precisa ajudar as pessoas a entender como fazer o trabalho remoto e dar a elas a confiança de que funcionará.
Depois que essas coisas estiverem resolvidas, reúna-se com seu grupo pelo menos uma vez por semana. Em um ambiente remoto, a frequência do contato não pode diminuir. Se você está acostumado a ter reuniões, continue fazendo isso. Na verdade, o contato provavelmente deve aumentar para toda a equipe e seus membros. Funcionários mais novos, aqueles que trabalham em projetos críticos e pessoas que precisam de mais contato precisarão de um a um extra. Lembre-se também de que você pode fazer coisas divertidas virtualmente: happy hour, coffee breaks, almoçar juntos. Todas essas coisas podem ajudar a manter as conexões que você tinha no escritório. Há uma ampla pesquisa mostrando que as equipes virtuais podem ser completamente iguais às colocalizadas em termos de confiança e colaboração. Só requer disciplina.
Como o trabalho em casa afeta saúde psicológica? O que os empregadores podem fazer para garantir que as pessoas permaneçam focadas, comprometidas e felizes?
As pessoas perdem as conversas não planejadas de bebedouro ou cappuccino com colegas no trabalho remoto. Na verdade, essas são partes grandes e importantes do dia de trabalho que têm um impacto direto no desempenho. Como criamos esses virtualmente? Para alguns grupos e indivíduos, será uma mensagem instantânea constante. Para outros, serão conversas telefônicas ao vivo ou videoconferências. Algumas pessoas podem querer usar o WhatsApp, o WeChat ou o Viber. Um gerente pode incentivar esses tipos de pontos de contato para a saúde psicológica. As pessoas não serão capazes de descobrir essas coisas organicamente. Você tem que treiná-los. Mais um conselho: Exercício. É fundamental para o bem-estar mental.
Quais são as três principais coisas que os líderes podem fazer para criar uma boa cultura remota?
Existem mais de 10.000 livros em inglês na Amazon sobre virtualidade e como liderar remotamente ou à distância. Por que isso? Porque isso é muito difícil de fazer, e os gerentes precisam trabalhar ativamente nisso. Primeiro, certifique-se de que os membros da equipe sintam constantemente que sabem o que está acontecendo. Você precisa comunicar o que está acontecendo no nível organizacional porque, quando estão em casa, sentem que foram extraídos da nave-mãe. Eles se perguntam o que está acontecendo na empresa, com os clientes e com objetivos comuns. A comunicação em torno deles é extremamente importante. Então você está enviando mais e-mails, compartilhando mais.
Durante esse período, as pessoas também começarão a ficar nervosas com as metas de receita e outros resultados. Você terá que garantir que eles sintam que vão ficar bem. Outra coisa é garantir que nenhum membro sinta que tem menos acesso a você do que outros. Em casa, a imaginação das pessoas começa a enlouquecer. Portanto, você tem que estar disponível para todos igualmente. Finalmente, ao realizar suas reuniões de grupo, busque a inclusão e equilibre o tempo de antena, para que todos se sintam vistos e ouvidos.
Como essas mudanças afetarão a produtividade?
Produtividade não precisa descer de jeito nenhum. Ele pode ser mantido, até mesmo aprimorado, porque os deslocamentos e as distrações do escritório desapareceram. Claro, você pode ser em casa com seu parceiro ou filhos, e esses problemas precisarão ser resolvidos. Outro problema pode ser sua capacidade de resolver problemas rapidamente quando você não pode se encontrar pessoalmente, em tempo real. Isso pode criar atrasos. Mas, além disso, não vejo a produtividade caindo. Há evidências sólidas que mostram que isso não deve mudar.
Se o distanciamento social as políticas continuam por um tempo, como você mede a produtividade de seus funcionários e, eventualmente, os analisa nesse trabalho?
Vou dizer isso a todos os gerentes por aí: você tem que confiar em seus funcionários. Esta é uma época e uma época em que temos que seguir o conselho de Ernest Hemingway: “A melhor maneira de descobrir se você pode confiar em alguém é confiar nela”. Você não consegue ver o que as pessoas estão fazendo. Mas equipe-os da maneira certa, dê a eles as tarefas, verifique-as como você sempre fez e espere que eles produzam da maneira que você deseja. Você não pode monitorar o processo, então sua avaliação terá que ser baseada em resultados. Mas não há razão para acreditar que, nesse novo ambiente, as pessoas não farão o trabalho que lhes foi designado. O trabalho remoto já existe há muito tempo. E hoje temos todas as tecnologias de que precisamos não apenas para trabalhar, mas também para colaborar. Temos ferramentas de mídia social em toda a empresa que nos permitem armazenar e capturar dados, ter conversas de um para muitos, compartilhar práticas recomendadas e aprender.
Vamos falar sobre reuniões virtuais. Quais são algumas práticas recomendadas, além dos conselhos gerais para esclarecer seu propósito, divulgar uma agenda, preparar as pessoas para serem chamadas e assim por diante?
Primeiro, você precisa ter algumas regras básicas explícitas. Diga: “Pessoal, quando temos essas reuniões, fazemos isso de uma maneira agradável, desligamos os telefones, não verificamos e-mails ou realizamos várias tarefas ao mesmo tempo”. Eu recomendo a videoconferência se você tiver a capacidade de fazer isso. Quando as pessoas conseguem se ver, isso realmente faz a diferença. E então você confia nas pessoas para seguir as regras básicas.
Número dois, como você não tem mais conversas sobre bebedouros, e as pessoas podem estar apenas aprendendo a trabalhar em casa, passe os primeiros seis a sete minutos de uma reunião fazendo check-in. Não vá direto para os itens da sua agenda. Em vez disso, vá por aí e pergunte a todos: “Como vocês estão?” Comece com quem for a pessoa mais nova ou com o status mais baixo ou com a pessoa que geralmente fala menos. Você deve compartilhar também, para que você esteja modelando o comportamento. Depois disso, você apresenta as principais coisas sobre as quais deseja falar e modelar novamente o que deseja ver, seja conectando-se, fazendo perguntas ou até mesmo usando sua tecnologia preferida, como Zoom ou Skype for Business.
A última coisa é que você precisa acompanhar essas reuniões virtuais com comunicação redundante para garantir que as pessoas tenham ouvido você e que estejam bem com o resultado. Digamos que você tenha uma videoconferência sobre um tópico. Você faz o acompanhamento com um e-mail ou uma mensagem do Slack. Você deve ter vários pontos de contato por meio de várias mídias para continuar a trilha da conversa.
E como você facilita conversas altamente complexas ou emocionalmente carregadas quando as pessoas não estão cara a cara?
Você só pode levantar um ou dois desses tópicos porque não tem tempo ou oportunidade de resolver as coisas depois da reunião. Você não pode simplesmente caminhar até os escritórios das pessoas para fazer o acompanhamento. Portanto, seja muito atencioso sobre o que você menciona, quando e como você faz isso. Mas você ainda pode ter essas conversas. Permitir que as pessoas discordem para aguçar o pensamento da equipe é uma coisa muito positiva. Às vezes, em ambientes virtuais, as pessoas não sentem psicologicamente seguro, então eles podem não falar quando deveriam. E então você pode até querer gerar ou modelar um pouco de desacordo - sempre sobre o trabalho, tarefas ou processos, é claro, nunca nada pessoal.
À luz de várias creches e fechamentos de escolas, como você discute crianças e creches?
Os líderes devem estar preparados para essa conversa e ajudar as pessoas a refletir sobre essas questões. A indefinição das fronteiras entre trabalho e casa de repente veio sobre nós, então os gerentes precisam desenvolver as habilidades e políticas para apoiar suas equipes. Isso pode envolver ser mais flexível sobre as horas em que os funcionários trabalham. Você não precisa almoçar às 12h. Você pode passear com seu cachorro às 14h. As coisas estão muito mais fluidas e os gerentes só precisam confiar que os funcionários farão o possível para realizar seu trabalho.
Falamos sobre comunicação interna, mas que conselho você daria para pessoas em funções voltadas para o cliente?
Temos assistido a chamadas de vendas virtuais e engajamentos com clientes. Você faz exatamente as mesmas coisas. Aqui, é ainda mais importante usar a mídia visual. Pegue o que você faria cara a cara e continue fazendo. Talvez você não possa comer e beber vinho. Mas você pode fazer muito. Seja criativo.
O que você faz em uma organização onde você tem uma mistura de trabalhadores de colarinho azul e branco? Ou para aqueles colegas que não estão devidamente equipados?
As organizações precisam descobrir uma maneira de apoiar esses trabalhadores: algum tipo de ação coletiva para ajudá-los, porque, caso contrário, você está isolando completamente as pessoas que são extremamente importantes para sua operação. Eu montaria uma força-tarefa e encontraria soluções para mantê-los conectados e garantir que eles ainda se sentissem valorizados. E inclua-os no planejamento.
Se você sentir que, apesar de seus melhores esforços, um funcionário está lutando - não focado, solitário - o que você pode fazer?
Quando você vir os sinais - como menos e-mails ou mais inibição nas conversas em grupo - fale com eles. Aumente o contato e incentive outras pessoas também. Entenda onde eles estão. E dê a eles o que eles precisam. As organizações também devem se certificar de ter serviços de assistência aos funcionários no momento. Quando de repente você está tirando as rotinas regulares das pessoas e a conexão com outras, e isso é aberto, alguns terão dificuldades e precisarão de ajuda extra. Eu acrescentaria que todo CEO de cada organização precisa estar muito mais visível agora - por meio de videoconferência ou gravações gravadas - para dar confiança às pessoas, acalmá-las e serem curandeiras ou esperanças-chefes.
Você vê essa crise mudando a forma como todas as equipes e organizações operam daqui para frente?
Eu acho que isso vai ampliar seus repertórios. Organizações, equipes e pessoas experimentarão mais com o trabalho virtual. Muitos deles sempre quiseram testá-lo como forma de expandir seu alcance ou força de trabalho. Não é que as pessoas adotem permanentemente esse novo formato de trabalho, mas essa experiência expandirá a capacidade de todos. Se há um pequeno aspecto positivo nessa bagunça em que estamos nos encontrando, é que estamos desenvolvendo certas habilidades que podem ser úteis no futuro. Essa é minha esperança mais profunda.
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