15 preguntas sobre el trabajo remoto, respondidas

Se espera que la pandemia de coronavirus cambie radicalmente la forma en que operan muchas organizaciones en un futuro previsible. Como los gobiernos y las empresas de todo el mundo les dicen a las personas con síntomas que se pongan en cuarentena y a todos los demás que practiquen el distanciamiento social, el trabajo a distancia es nuestra nueva realidad. ¿Cómo hacen los líderes corporativos, los gerentes y los trabajadores individuales este cambio repentino? Tsedal Neeley, profesor en la Escuela de Negocios de Harvard, lleva dos décadas ayudando a las empresas a aprender cómo gestionar equipos dispersos. En esta edición de preguntas y respuestas, extraída de una reciente videollamada de suscriptor de HBR en la que los oyentes podían hacer preguntas, ofrece orientación sobre cómo trabajar de forma productiva en casa, gestionar reuniones virtuales y liderar equipos en estos tiempos de crisis.

¿Están las organizaciones preparadas para esta repentina transición?

La escala y el alcance de lo que estamos viendo, con organizaciones de 5000 o 10 000 empleados que piden a la gente que trabaje desde casa muy rápido, no tiene precedentes. Así que, no, las organizaciones no están preparadas para esto.

¿Qué es lo primero que pueden hacer los líderes y los gerentes individuales para ayudar a sus empleados a prepararse?

Haga bien la infraestructura. ¿La gente tiene la tecnología necesaria o acceso a ella? ¿Quién tiene un portátil? ¿Podrán los que tengan [ordenadores portátiles] marcar con sus organizaciones fácilmente? ¿Tendrán el software que necesitan para poder trabajar, tener conferencias telefónicas, etc.? ¿Qué pasa con los empleados que no tienen ordenadores portátiles ni dispositivos móviles? ¿Cómo se asegura de que tengan acceso a los recursos que necesitan para trabajar? Los gerentes directos tienen que asegurarse rápidamente de que todos los empleados tengan acceso total, para que nadie se sienta rezagado.

¿Qué deben hacer las personas que no están acostumbradas al trabajo a distancia para prepararse psicológicamente para ello?

Desarrollar rituales y tener una forma disciplinada de gestionar el día. Programe una hora de inicio y de finalización. Tenga ritmo. Darse una ducha, vístase, aunque no sea lo que normalmente se pondría para trabajar, comience con las actividades del día. Si está acostumbrado a moverse físicamente, asegúrese de incorporarlo a su día. Si es extrovertido y está acostumbrado a mucho contacto y colaboración con los demás, asegúrese de que eso siga sucediendo. Pregúntese:¿Cómo me protegeré de sentirme solo o aislado y mantenerme sano, productivo y vibrante? Cree eso para usted.

Recuerde que puede que le guste trabajar desde casa. Puede reproducir la música que le guste. Puede pensar con flexibilidad en su tiempo. Puede ser divertido. En cuanto a los gerentes, tienen que comprobar cómo están las personas. Asegúrese no solo de que estén configurados, sino también de que tengan un ritmo para su día y entren en contacto con los demás. Pregunte: «¿Qué puedo hacer para asegurarme de que esta transición repentina y rápida le funciona?»

¿Cómo deben realizarse esos registros? ¿Como grupo? ¿En uno contra uno? ¿Mediante llamadas telefónicas? ¿O videollamadas?

En primer lugar, debe tener una conversación grupal sobre la nueva situación. Diga: «Hola amigos, es un mundo diferente. No sabemos cuánto va a durar esto. Pero quiero asegurarme de que todos sientan que tienen lo que necesitan». Esto debe ir seguido de un lanzamiento de equipo para poner en marcha esta nueva forma de trabajar. Averigüe: ¿con qué frecuencia debemos comunicarnos? ¿Debería ser vídeo, teléfono o Slack/Jive/Yammer? Si no utiliza uno de esos sistemas de redes sociales, ¿debería hacerlo? ¿Cuál es la mejor manera de que trabajemos juntos? Tiene que ayudar a la gente a entender cómo hacer el trabajo a distancia y darles la confianza de que funcionará.

Una vez que se hayan resuelto estas cosas, reúnase con su grupo al menos una vez a la semana. En un entorno remoto, la frecuencia de contacto no puede bajar. Si está acostumbrado a tener reuniones, continúe haciéndolo. De hecho, el contacto probablemente debería aumentar para todo el equipo y sus miembros. Los empleados más nuevos, los que trabajan en proyectos críticos y las personas que necesitan más contacto necesitarán reuniones individuales adicionales. Recuerde también que puede hacer cosas divertidas de forma virtual: happy hour, pausas para café, almorzar juntos. Todas estas cosas pueden ayudar a mantener las conexiones que tenía en la oficina. Hay una amplia investigación que demuestra que los equipos virtuales pueden ser completamente iguales a los coubicados en términos de confianza y colaboración. Solo requiere disciplina.

¿Cómo afecta trabajar desde casa? salud psicológica¿? ¿Qué pueden hacer los empleadores para asegurarse de que la gente se mantenga concentrada, comprometida y feliz?

La gente pierde las conversaciones no planificadas del enfriador de agua o el capuchino con sus colegas en el trabajo a distancia. De hecho, se trata de partes grandes e importantes de la jornada laboral que tienen un impacto directo en el rendimiento. ¿Cómo los creamos virtualmente? Para algunos grupos e individuos, será mensajería instantánea constante. Para otros, serán conversaciones telefónicas o videoconferencias en directo. Es posible que algunas personas quieran usar WhatsApp, WeChat o Viber. Un gerente puede fomentar ese tipo de puntos de contacto para la salud psicológica. La gente no va a poder descifrar estas cosas de forma orgánica. Tiene que entrenarlos. Un consejo más: hacer ejercicio. Es fundamental para el bienestar mental.

¿Cuáles son las tres cosas más importantes que pueden hacer los líderes para crear una buena cultura remota?

Hay más de 10 000 libros en inglés en Amazon sobre la virtualidad y cómo dirigir a distancia o a distancia. ¿Por qué es eso? Porque es muy difícil de hacer y los gerentes tienen que trabajar activamente en ello. Número uno: asegúrese de que los miembros del equipo sientan constantemente que saben lo que está pasando. Tiene que comunicar lo que sucede a nivel de la organización porque, cuando están en casa, sienten que los han extraído de la nave nodriza. Se preguntan qué pasa en la empresa, con los clientes y con objetivos comunes. La comunicación en torno a ellos es extremadamente importante. Así que envía más correos electrónicos, comparte más.

Durante este período, la gente también empezará a ponerse nerviosa por los objetivos de ingresos y otras entregas. Tendrá que asegurarse de que sientan que van a estar bien. Otra cosa es garantizar que ningún miembro sienta que tiene menos acceso a usted que los demás. En casa, la imaginación de la gente comienza a enloquecer. Así que tiene que estar disponible para todos por igual. Por último, cuando organice sus reuniones de grupo, procure la inclusión y equilibre el tiempo de emisión para que todos se sientan vistos y escuchados.

¿Cómo afectarán estos cambios a la productividad?

Productividad no tiene que bajar en absoluto. Se puede mantener, incluso mejorar, porque los viajes diarios y las distracciones en la oficina han desaparecido. Por supuesto, podría estar en casa con su pareja o hijos, y habrá que resolver esos problemas. Otro problema podría ser su capacidad para resolver los problemas rápidamente cuando no puede reunirse en persona, en tiempo real. Eso podría generar retrasos. Pero aparte de eso, no veo que la productividad baje. Hay pruebas sólidas que demuestran que no debería cambiar.

Si el distanciamiento social las políticas continúan durante un tiempo, ¿cómo mide la productividad de sus empleados y, finalmente, los revisa en ese trabajo?

Se lo diré a todos los gerentes: tiene que confiar en sus empleados. Esta es una época y un momento en los que tenemos que seguir el consejo de Ernest Hemingway: «La mejor manera de averiguar si puede confiar en alguien es confiar en él». No puede ver lo que hace la gente. Pero equípalos de la manera correcta, entrégales las tareas, compruébalos como siempre lo has hecho y espera que produzcan de la forma que quiere. No puede supervisar el proceso, por lo que su evaluación tendrá que basarse en los resultados. Pero no hay razón para creer que, en este nuevo entorno, la gente no hará el trabajo que se les ha asignado. El trabajo a distancia existe desde hace mucho tiempo. Y hoy contamos con todas las tecnologías que necesitamos no solo para trabajar sino también para colaborar. Disponemos de herramientas de redes sociales para toda la empresa que nos permiten almacenar y recopilar datos, mantener conversaciones de uno a muchos, compartir prácticas recomendadas y aprender.

Hablemos de reuniones virtuales. ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas, más allá del consejo general para aclarar su propósito, hacer circular una agenda, preparar a la gente para que la llamen, etc.?

En primer lugar, tiene que tener algunas reglas básicas explícitas. Diga: «Amigos, cuando tenemos estas reuniones, lo hacemos de una manera agradable, apagamos los teléfonos, no revisamos el correo electrónico ni hacemos multitareas». Recomiendo encarecidamente la videoconferencia si tiene la capacidad de hacerlo. Cuando la gente es capaz de verse, realmente marca la diferencia. Y luego confía en que la gente siga las reglas básicas.

Número dos, porque ya no tiene conversaciones sobre enfriadores de agua y la gente podría estar aprendiendo a trabajar desde casa, dedique los primeros seis a siete minutos de una reunión registrándose. No vaya directamente a los puntos de su orden del día. En cambio, dé la vuelta y pregúnteles a todos: «¿Cómo están?» Empiece por la persona más reciente o con el estatus más bajo o por el que normalmente hable menos. Usted también debería compartir, para poder modelar el comportamiento. Después de eso, presenta las cosas clave de las que quiere hablar y vuelve a modelar lo que quiere ver, ya sea conectarse, hacer preguntas o incluso utilizar su tecnología preferida, como Zoom o Skype Empresarial.

Lo último es que tiene que hacer un seguimiento de estas reuniones virtuales con comunicación redundante para asegurarnos de que la gente lo ha oído y de que está de acuerdo con el resultado. Digamos que tiene una videoconferencia sobre un tema. Haga un seguimiento con un correo electrónico o un mensaje de Slack. Debe tener varios puntos de contacto a través de varios medios para seguir el rastro de la conversación.

¿Y cómo facilita conversaciones muy complejas o cargadas de emociones cuando la gente no está cara a cara?

Solo puede plantear uno o dos de estos temas porque no tiene tiempo ni la oportunidad de trabajar después de la reunión. No puede ir caminando a las oficinas de la gente para hacer un seguimiento. Así que piense mucho sobre lo que menciona, cuándo y cómo lo hace. Pero aún puede mantener estas conversaciones. Permitir que la gente esté en desacuerdo para agudizar el pensamiento del equipo es algo muy positivo. A veces, en entornos virtuales, la gente no siente psicológicamente seguro, para que no hablen cuando deberían. Por eso, puede que quiera generar o modelar un poco de desacuerdo, siempre sobre el trabajo, las tareas o los procesos, por supuesto, nunca nada personal.

A la luz de varios cierres de guarderías y escuelas, ¿cómo habla niños y guardería?

Los líderes deben estar preparados para esa conversación y ayudar a la gente a pensar bien en esos temas. La falta de definición de los límites entre el trabajo y el hogar se nos ha acercado de repente, por lo que los gerentes tienen que desarrollar las habilidades y las políticas para apoyar a sus equipos. Esto podría implicar ser más flexible en cuanto al horario de trabajo de los empleados. No tiene que almorzar a las 12 p. m. Puede pasear a su perro a las 14:00. Las cosas son mucho más fluidas y los gerentes solo tienen que confiar en que los empleados harán todo lo posible para hacer su trabajo.

Hemos hablado de la comunicación interna, pero ¿qué consejo le da a las personas en funciones orientadas al cliente?

Hemos estado viendo llamadas de ventas virtuales y compromisos con clientes. Hace exactamente las mismas cosas. En este caso, es aún más importante utilizar los medios visuales. Tome lo que sea que estaría haciendo cara a cara y siga haciéndolo. Tal vez no pueda beber y cenar. Pero puede hacer mucho. Sea creativo.

¿Qué hace en una organización en la que tiene una mezcla de trabajadores manuales y administrativos? ¿O para esos colegas que no están debidamente equipados?

Las organizaciones tienen que encontrar una manera de apoyar a esos trabajadores: algún tipo de acción colectiva para ayudarlos, porque de lo contrario está aislando por completo a las personas que son de vital importancia para su operación. Crearía un grupo de trabajo y encontraría soluciones para mantenerlos conectados y asegurarme de que sigan sintiéndose valorados. E inclúyalos en la planificación.

Si lo siente, a pesar de sus mejores esfuerzos, un empleado tiene dificultades, no está concentrado, solo, ¿qué puede hacer?

Cuando vea las señales, como menos correos electrónicos o más inhibición en las conversaciones grupales, hable con ellos. Aumente el contacto y anime a los demás a hacerlo también. Entienda dónde están. Y consígales lo que necesitan. Las organizaciones también deben asegurarse de contar con servicios de asistencia al empleado en este momento. Cuando de repente le quita las rutinas habituales y la conexión con los demás, y es indefinido, algunos tendrán dificultades y necesitarán ayuda adicional. Yo añadiría que cada CEO de cada organización necesita ser mucho más visible en este momento, mediante videoconferencias o grabaciones grabadas, para dar confianza a la gente, calmarla y ser sanadores o dadores de esperanza en jefe.

¿Ve que esta crisis está cambiando la forma en que funcionan todos los equipos y organizaciones en el futuro?

Creo que va a ampliar sus repertorios. Las organizaciones, los equipos y las personas experimentarán más con el trabajo virtual. Muchos de ellos siempre han querido probarlo como forma de ampliar su alcance o fuerza laboral. No es que la gente vaya a adoptar permanentemente este nuevo formato de trabajo, pero esta experiencia ampliará la capacidad de todos. Si hay un pequeño aspecto positivo en este lío en el que nos encontramos, es que estamos desarrollando ciertas habilidades que podrían ser útiles en el futuro. Esa es mi más profunda esperanza.